加快推進(jìn)電子檔案建設(shè) 助力集團(tuán)高質(zhì)量發(fā)展

當(dāng)今世界信息技術(shù)創(chuàng)新發(fā)展日新月異，以數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、智能化為特征的數(shù)字化轉(zhuǎn)型浪潮蓬勃興起。黨的十八大以來，以習(xí)近平同志為核心的黨中央高度重視信息化工作，高瞻遠(yuǎn)矚、把握大勢，從黨和國家事業(yè)發(fā)展全局出發(fā)，提出了一系列新理念、新思想、新戰(zhàn)略，為促進(jìn)信息化建設(shè)和數(shù)字化轉(zhuǎn)型指明了前進(jìn)方向，提供了根本遵循。

《中國共產(chǎn)黨第十九屆中央委員會第五次全體會議公報》及《中共中央關(guān)于制定國民經(jīng)濟(jì)和社會發(fā)展第十四個五年規(guī)劃和二〇三五年遠(yuǎn)景目標(biāo)的建議》提出了加快數(shù)字化發(fā)展，推進(jìn)數(shù)字產(chǎn)業(yè)化和產(chǎn)業(yè)數(shù)字化的新要求。國務(wù)院國資委陸續(xù)出臺《對標(biāo)世界一流管理提升行動》《國企改革三年行動方案》等多項政策，要求企業(yè)加快數(shù)字化轉(zhuǎn)型，在生產(chǎn)方式、業(yè)務(wù)形態(tài)、商業(yè)模式等方面積極推動數(shù)字化重構(gòu)升級。在這一背景下，施工企業(yè)工程檔案電子化已成為趨勢，檔案法的頒布也為電子檔案單軌制管理提供了法律依據(jù)。作為山東省最早推行項目管理和全國首批建筑工程施工總承包特級資質(zhì)企業(yè)，集團(tuán)在工程檔案電子化方向上再一次走在了全省前列，2020 年上線的施工資料信息化管理平臺實現(xiàn)了檔案資料在項目過程中的原生電子化，并于去年配合山東省檔案館進(jìn)行了電子檔案歸檔的試點工作。“十四五”期間集團(tuán)順應(yīng)國家檔案管理的發(fā)展趨勢，在項目工程資料電子化管理的基礎(chǔ)上開展工程檔案數(shù)字化、信息化轉(zhuǎn)型，將“死檔案”變成“活信息”，實現(xiàn)了工程檔案可查詢、可追溯、可利用的信息化管理模式，建立全生命周期工程檔案管理系統(tǒng)助力集團(tuán)高質(zhì)量發(fā)展。

借助先進(jìn)的建設(shè)工程檔案電子化信息管理平臺，集團(tuán)系統(tǒng)性推進(jìn)工程檔案電子化管理，將工程建設(shè)經(jīng)驗積累起來、利用起來、發(fā)揮出來，進(jìn)一步加強(qiáng)了工程檔案的“收、管、用”。以下為各級主管部門及集團(tuán)內(nèi)部電子檔案工作的具體推進(jìn)情況。

山東省檔案館電子檔案推進(jìn)情況

2021 年 12 月 16 日山東省檔案館發(fā)布魯檔館函〔2021〕39 號文《關(guān)于確定建設(shè)項目電子文件歸檔和電子檔案管理試點項目的通知》，確定壹合廣場等 11 個項目為建設(shè)項目電子文件歸檔和電子檔案管理試點項目，并從三個方面進(jìn)行了要求。

一、提高思想認(rèn)識

建設(shè)項目檔案是國家檔案的重要組成部分，電子文件歸檔和電子檔案管理是提升項目管理能力，管控信息資源，促進(jìn)信息化健康發(fā)展的重要舉措，各試點單位要充分把握電子文件發(fā)展的時代機(jī)遇，圍繞中心、服務(wù)大局，積極探索應(yīng)用新技術(shù)新方法，推動形成具有推廣價值的科研成果，以檔案工作實際成效助力國家經(jīng)濟(jì)建設(shè)重大戰(zhàn)略的實施。

二、加強(qiáng)組織推動

各試點單位要認(rèn)真對照《通知》中試點任務(wù)的要求，進(jìn)一步明確試點范圍和目標(biāo)，細(xì)化試點任務(wù)和步驟，補(bǔ)充完善試點方案。試點方案確定后，試點單位要嚴(yán)格按照試點目標(biāo)和任務(wù)，組織檔案部門、信息技術(shù)和業(yè)務(wù)部門等協(xié)調(diào)推進(jìn)。

三、強(qiáng)化指導(dǎo)服務(wù)

各推薦單位結(jié)合本地區(qū)、本單位實際，做好試點工作跟蹤指導(dǎo)。相關(guān)檔案部門要加強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)服務(wù)指導(dǎo)供給，緊緊圍繞試點推進(jìn)情況，及時幫助發(fā)現(xiàn)問題、解決問題，針對試點具體工作提出技術(shù)和理論服務(wù)。各試點單位每半年報送試點工作開展情況，我館將通過跟蹤指導(dǎo)、階段檢查、召開交流會、組織現(xiàn)場觀摩等方式，加強(qiáng)對試點工作的跟蹤督促。

濟(jì)南市檔案館電子檔案推進(jìn)情況

2022 年 9 月 30 日濟(jì)南市住房和城鄉(xiāng)建設(shè)局發(fā)布《濟(jì)南市城市建設(shè)檔案管理規(guī)定實施細(xì)則》的通知，明確指出有保存價值的電子檔案是指在城市規(guī)劃、建設(shè)和管理中通過數(shù)字設(shè)備及環(huán)境形成，以數(shù)碼形式存儲于磁帶、磁盤或光盤等載體中，依賴計算機(jī)數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的電子文件及其元數(shù)據(jù)。建設(shè)工程檔案的編制應(yīng)符合《建設(shè)工程文件歸檔規(guī)范》（GB/T50328）和《建設(shè)電子文件與電子檔案管理規(guī)范》（CJJ/T117 的要求）。城建檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)加快推進(jìn)傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化和電子檔案接收進(jìn)程，建設(shè)全市城建檔案一體化平臺，建立房屋建筑工程檔案和市政基礎(chǔ)設(shè)施檔案目錄數(shù)據(jù)庫，做好城建檔案信息資源的動態(tài)維護(hù)和共享利用。

建設(shè)工程電子檔案的編制應(yīng)當(dāng)遵守下列規(guī)定：

1、建設(shè)工程電子文件形成單位應(yīng)做好電子文件的收集、整理、歸檔工作；歸檔的電子文件必須完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，能夠反映建設(shè)活動的全過程。

2、建設(shè)工程電子文件的著錄應(yīng)按照現(xiàn)行國家標(biāo)準(zhǔn)《城建檔案著錄規(guī)范》（GB/T50323）進(jìn)行，同時應(yīng)按照保證其真實性、完整性、有效性的要求補(bǔ)充電子文件特有的著錄項目和其他標(biāo)識信息與數(shù)據(jù)。

3、建設(shè)單位應(yīng)將勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理、測量等單位移交的工程電子檔案及相關(guān)數(shù)據(jù)與本單位形成的工程前期電子檔案及驗收階段電子檔案一起按項目進(jìn)行匯總，并對匯總后的電子檔案按要求進(jìn)行檢測；檢測合格后向城建檔案管理機(jī)構(gòu)移交。

4、建設(shè)單位應(yīng)督促各參建單位隨工程建設(shè)進(jìn)度同步形成、同步編制建設(shè)工程檔案，通過建設(shè)工程文件在線接收系統(tǒng)線上歸檔建設(shè)工程電子檔案（包括紙質(zhì)檔案掃描件）。

2023 年 3 月 21 日上午，濟(jì)南市城鄉(xiāng)建設(shè)發(fā)展服務(wù)中心城建檔案館黨支部、濟(jì)南市城鄉(xiāng)建設(shè)發(fā)展服務(wù)中心智慧住建發(fā)展部黨支部、濟(jì)南城建檔案學(xué)會及山東建工集團(tuán)第五分公司黨支部在壹合廣場項目開展了“‘項目突破年’優(yōu)化營商環(huán)境”法治主題黨日活動。濟(jì)南市城鄉(xiāng)建設(shè)發(fā)展服務(wù)中心城建檔案館黨支部杜厚勤解讀了《〈濟(jì)南市城市建設(shè)檔案管理規(guī)定〉實施細(xì)則》，劉永剛講解了《濟(jì)南市建設(shè)工程電子檔案在線接收系統(tǒng)》，工程部對筑業(yè)云資料及資料管理云平臺進(jìn)行了相關(guān)介紹

濟(jì)南市高新區(qū)電子檔案推進(jìn)情況

2023 年 3 月 29 日，濟(jì)南市高新區(qū)召開了“濟(jì)南市高新區(qū)建設(shè)‘一張圖’‘一鍵歸檔’推進(jìn)會”。會上提到，數(shù)字化圖紙一圖到底，強(qiáng)化監(jiān)管保障質(zhì)量安全，電子竣工圖一鍵歸檔，為項目交付提速。為了實現(xiàn)工程建設(shè)項目“一套圖紙”多單位、多部門、多流程便捷使用，規(guī)范圖紙變更程序，最大限度減少工程質(zhì)量隱患和后期經(jīng)濟(jì)糾紛，濟(jì)南高新區(qū)依托“濟(jì)南市數(shù)字化圖紙閉環(huán)管理系統(tǒng)”與“濟(jì)南市高新區(qū)城建檔案在線服務(wù)平臺”互聯(lián)互通，在區(qū)域內(nèi)所有在建工程項目中，推廣建設(shè)工程全過程數(shù)字化圖紙閉環(huán)管理機(jī)制，實現(xiàn)了工程建設(shè)“一張圖”“一鍵歸檔”。具體是，工程建設(shè)、勘察、設(shè)計、圖審、變更、施工、竣工驗收、消防審驗、檔案移交等各環(huán)節(jié)全面應(yīng)用數(shù)字化圖紙，參建單位按圖施工和圖紙變更，圖紙及變更審查程序全過程納入“濟(jì)南市數(shù)字化聯(lián)合閉環(huán)管理系統(tǒng)”。建設(shè)單位可將圖審后的電子圖紙轉(zhuǎn)發(fā)給各參建單位，解決圖審圖紙數(shù)量有限的問題，保障現(xiàn)場各單位、各層級均按圖審圖紙施工。

同時，工程建設(shè)項目的圖審、質(zhì)量安全監(jiān)督、消防、檔案移交等部門，均可在線上使用數(shù)字化圖紙實施監(jiān)管，最大程度上減少工程質(zhì)量隱患和后期經(jīng)濟(jì)糾紛。

建設(shè)工程檔案移交是建設(shè)工程項目竣工備案的前置條件，圖紙移交是其中的重要組成部分。而一個工程項目的圖紙從幾百張到上萬張不等，數(shù)量繁多，歸集難度大。如今，通過數(shù)字化圖紙閉環(huán)管理新模式，系統(tǒng)自動編制電子竣工圖，避免竣工圖不真實、不準(zhǔn)確、不完整的問題。基于數(shù)據(jù)端口的打通，工程竣工后，“濟(jì)南高新區(qū)城建檔案在線平臺”可以自動獲取帶有電子簽章的電子竣工圖，城建檔案館不再收取紙質(zhì)竣工圖紙。及實操演示，活動最后大家對推進(jìn)建設(shè)工程檔案實現(xiàn)數(shù)字化轉(zhuǎn)型進(jìn)行了交流研討。濟(jì)南市城鄉(xiāng)建設(shè)發(fā)展服務(wù)中心對集團(tuán)電子文件歸檔和電子檔案管理工作給予充分認(rèn)可和高度評價。本次活動由濟(jì)南日報進(jìn)行了專題報道。

集團(tuán)電子檔案推進(jìn)情況

集團(tuán)自 2019 年底開始對項目工程資料進(jìn)行統(tǒng)一管理，2020 年與筑業(yè)軟件公司共同研發(fā)了山東建工集團(tuán)工程資料管理云平臺，通過云平臺的使用，實現(xiàn)了以下提升：

1. 公司加強(qiáng)了對工程資料管理的實時性管理，解決了檢查抽樣率不足的問題；

2. 方便公司隨時掌握項目資料進(jìn)度情況，解決項目資料管理標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一、離散度大、水平參差不齊等問題，規(guī)范管理職責(zé)和工作流程；

3. 實現(xiàn)工程資料的同步、交圈、真實、有效；

4. 通過數(shù)據(jù)留存，提高公司及項目工程資料的綜合管理效率；

5. 解決了項目部多、單位工程數(shù)據(jù)多、項目分散不好統(tǒng)一管理的現(xiàn)象；

6. 解決了長期以來針對工程資料缺少有效的管理手段的問題；

7. 實現(xiàn)了資料在線編輯、實時上傳、實時查看。

截至目前，共計對 219 個項目進(jìn)行了公司內(nèi)部文件簽審，對 191 個項目進(jìn)行了建筑工程資料簽審，審批表格 10393 張，產(chǎn)生源生電子文件表格 86187 張。通過對云平臺的深度應(yīng)用，減輕了程序的冗余，大幅提升了工作效率，主觀能動性發(fā)生巨大轉(zhuǎn)變。同時，新冠疫情期間云平臺的優(yōu)越性也得以體現(xiàn)，通過云平臺進(jìn)行日常業(yè)務(wù)的簽審工作，可以有效減少人員間的相互接觸，保證項目持續(xù)正常運行，減少因簽審問題帶來的后期項目履約風(fēng)險。

自 2019 年至今，資料云平臺共計投入 48 萬元，初步推算節(jié)約人力成本約 30 萬元 / 年，節(jié)約掃描費用約 191 萬 / 年，節(jié)約整理費用約 191 萬 / 年。

壹合廣場項目五方簽章推進(jìn)情況

一、試點任務(wù)

1. 壹合廣場作為山東省檔案館的第一批試點單位，以電子文件歸檔和電子檔案管理規(guī)范化、科學(xué)化為核心，覆蓋建設(shè)項目電子文件“形成、流轉(zhuǎn)、歸檔”和電子檔案“移交、保管、利用”等全流程的管理體系。

2. 結(jié)合項目管理信息系統(tǒng)實際情況，研究在建項目電子文件歸檔和電子檔案管理中涉及的存儲格式、元數(shù)據(jù)、電子簽名、封裝和備份等關(guān)鍵技術(shù)，提出保證電子文件真實性、可靠性、完整性和可用性的解決方案。

3. 研究建設(shè)項目電子文件歸檔范圍、保管期限和電子檔案分類體系，提出項目檔案僅以電子文件形式保存的實現(xiàn)方案。

4. 研究具有可操作性的建設(shè)項目電子文件歸檔和電子檔案管理功能需求，提出適合項目管理需要的電子文件歸檔功能和電子檔案管理系統(tǒng)建設(shè)方案。

5. 研究大數(shù)據(jù)、云計算等數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)，結(jié)合業(yè)務(wù)場景，提出電子檔案更好服務(wù)項目建設(shè)、運行和管理的方法。

二、試點范圍

依據(jù)濟(jì)南市重點建筑工程竣工檔案歸檔范圍，汽車配件廠一地塊開發(fā)項目的工程準(zhǔn)備階段文件（A 類）、監(jiān)理文件（B類）、施工文件（C 類）列入此次試點范圍。

截至 2022 年 12 月 31 日，山東建工集團(tuán)汽車配件廠一地塊開發(fā)項目試點項目用戶數(shù)量 54 個，形成工程資料電子文件共計 3947 份，其中已完成工程資料電子文件簽審 2080 份、集團(tuán)內(nèi)部文件簽審 72 份，工程資料電子化培訓(xùn) 7 次。項目試點自 2021 年 8 月啟動，2022 年 9 月成功上線。

有賴于項目部齊心協(xié)力和領(lǐng)導(dǎo)們的大力支持，試點工作持續(xù)推進(jìn)。經(jīng)總結(jié)和復(fù)盤，采用建設(shè)項目電子文件歸檔和電子檔案管理，提高了審批效率，降低了管理成本，減少了文件管理風(fēng)險，豐富了企業(yè)知識庫，有利于企業(yè)信息化建設(shè)和企業(yè)發(fā)展。

從上線后的運行情況來看，系統(tǒng)完全滿足項目人員的資料編制需求，運行期間狀態(tài)良好、日趨穩(wěn)定，數(shù)據(jù)更新和程序升級及時，內(nèi)外部顧問運維服務(wù)響應(yīng)迅速，實現(xiàn)及時和有效的維護(hù)，問題第一時間能夠溝通解決，為集團(tuán)公司全面推廣建設(shè)項目電子文件歸檔和電子檔案管理奠定了基礎(chǔ)。

道阻且長，行則將至，行而不輟，未來可期。讓我們更加緊密地團(tuán)結(jié)起來，把學(xué)習(xí)習(xí)近平新時代中國特色社會主義思想與推進(jìn)電子檔案建設(shè)深度結(jié)合，樹立敢于擔(dān)當(dāng)、勇于作為的先鋒意識，促進(jìn)集團(tuán)在創(chuàng)新發(fā)展階段再立新功，助力企業(yè)加快實現(xiàn)高質(zhì)量發(fā)展，為把集團(tuán)打造成為省內(nèi)建筑企業(yè)“排頭兵”而努力奮斗！

（集團(tuán)工程部 黃澤鋒）